Informativa sulla Privacy per il Canada

Kroll Consulting Canada Co.
Caratteri generali
Kroll Consulting Canada Co. (“KCC”) si impegna a preservare la privacy delle informazioni personali raccolte in connessione ai servizi offerti. Questa Informativa sulla Privacy regola le procedure di tutela delle informazioni personali messe in atto da KCC e ne descrive la politica riguardo alla conservazione, all’uso e alla divulgazione relativamente alla fornitura dei servizi richiesti. Tutto il personale di KCC è tenuto ad accettare i termini della presenta Informativa.
Le informazioni personali gestite da KCC sono soggette al Federal Personal Information Protection and Electronic Documents Act (“PIPEDA”). Questa Informativa adotta la definizione di “informazioni personali” elaborata dal PIPEDA e riassumibile come segue: qualsiasi informazione su un individuo identificabile con certezza ragionevole, con l’eccezione delle informazioni contenute in un biglietto da visita, quali nome, titolo, attività, indirizzo e numero telefonico del posto di lavoro.

 

Raccolta delle informazioni personali
KCC raccoglie informazioni solo allo scopo di fornire i suoi servizi e lo fa in ottemperanza alla legge. In termini generali, KCC raccoglie informazioni personali direttamente dagli individui con cui interagisce. Tale raccolta può avvenire all’inizio della relazione con il cliente o nel corso della nostra presentazione o al momento dell’anticipo sull’onorario.
KCC può raccogliere informazioni su un singolo da altre fonti, quali ad esempio:
• agenzia o registro governativo;
• altri professionisti al servizio dei nostri clienti;
• informazioni contenute in fonti accessibili al pubblico;
• altre parti o testimoni nel contesto di processi investigativi o giudiziari; oppure
• altre parti o partecipanti a una transazione commerciale.

Le informazioni personali sono raccolte allo scopo di eseguire e riscuotere il pagamento dei servizi resi. Si prega di visionare l’Informativa sulla Privacy [LINK] concernente il nostro sito web per avere informazioni sulle modalità di impiego dei dati personali raccolti sul sito medesimo. KCC non raccoglie informazioni personali al fine di avanzare proposte commerciali ai clienti/utenti.

Consenso
Prima di dar corso alla raccolta, all’uso e/o alla divulgazione di informazioni personali, KCC ottiene il consenso al loro trattamento dalla persona a cui tali informazioni si riferiscono, tranne nel caso in cui esse siano di pubblico dominio e/o lo consenta o lo imponga la legge. In alcuni casi è richiesto il consenso scritto esplicito, mentre in altri questo può essere implicito o verbale (ad esempio quando un cliente si informa telefonicamente circa lo stato di avanzamento di una certa richiesta).
In ottemperanza ai principi esposti dal PIPEDA, e come norma generale per i destinatari di questa Informativa, KCC determina il livello di consenso (scritto oppure orale; esplicito oppure implicito) richiesto a seconda della delicatezza delle informazioni personali in questione – più i dati sono sensibili, maggiore è la probabilità che il consenso richiesto sia esplicito e in forma scritta.
Il consenso può, in date circostanze, essere ritirato o modificato. KCC esige che la richiesta di recesso o di variazione del consenso sia inoltrata per iscritto al responsabile KCC per la privacy.
In quanto fornitore riconosciuto all’estero di servizi specializzati, KCC coopera con le sue società affiliate e si avvale di alcune misure avanzate di immagazzinamento dati rese disponibili da Kroll Inc., dai suoi associati e service provider. È pertanto possibile che le informazioni personali siano trasferite al di fuori del Canada e siano perciò soggette alla giurisdizione del paese pertinente, comprese le norme che regolano la divulgazione di dette informazioni.
Uso, divulgazione e conservazione delle informazioni personali.
KCC non usa né divulga informazioni personali per scopi diversi da quelli per cui sono state raccolte tranne nei seguenti casi:
• previo consenso esplicito del diretto interessato;
• dietro ordinanza giudiziaria, mandato o in seguito ad altre richieste di divulgazione;
• se previsto per legge;
• allo scopo di soddisfare le richieste degli organismi di regolamentazione che disciplinano le nostre pratiche professionali;
• quando i servizi da fornire richiedono la cessione a parti terze delle informazioni personali del cliente – in tal caso il suo consenso sarà tacito, comunque si esprima a tal proposito;
• laddove sia necessario per riscuotere contributi ed emolumenti;
• a chiunque sia ritenuto ragionevolmente agente del cliente;
• se la divulgazione è a beneficio di un acquirente presente o eventuale del giro di affari, totale o parziale, di Kroll;
• se a una terza parte sono commissionati servizi amministrativi (come servizi di back-up per il computer, elaborazione dati, archiviazione di file o assicurazione) e la terza parte è legata a doveri di privacy conformi alla presente informativa; oppure
• se società professionali per conto di un cliente richiedono la divulgazione di informazioni personali.
Inoltre, qualora agisca in qualità di corpo investigativo, KCC può raccogliere, usare e divulgare informazioni personali quando la divulgazione è accettabile al fine di investigare la violazione di un accordo o un’infrazione delle leggi del Canada, di un territorio o di una giurisdizione estera.
KCC trattiene le informazioni personali per il tempo ragionevolmente necessario a raggiungere lo scopo per cui sono state raccolte e per adempiere gli obblighi legali e regolamentari cui è sottoposta.

Accuratezza
Le informazioni personali saranno quanto più accurate, complete e aggiornate possibile e conformi allo scopo prefisso. Sebbene riconosca l’importanza di informazioni personali accurate, Kroll non garantisce l’accuratezza di quelle eventualmente fornite da fonti terze e non ne è responsabile.

Accesso
Conformemente al PIPEDA, e fatte salve alcune eccezioni, è possibile ottenere accesso alle informazioni personali custodite o controllate da KCC. A tal fine è necessario inviare richiesta scritta al responsabile privacy di KCC, fornendo particolari sufficienti a rendere possibile, con uno sforzo ragionevole, l’identificazione delle informazioni personali a cui fa riferimento la suddetta richiesta.
Il processo per la richiesta d’accesso può richiedere costi minimi. Se le informazioni sono state segretate, KCC ne comunicherà la ragione.

Sicurezza
KCC ricorre a misure materiali, organizzative, tecnologiche e di altro genere per impedire l’accesso non autorizzato alle informazioni personali.
KCC mantiene in sicurezza gli edifici che ospitano gli uffici e fa degli ambienti di lavoro luoghi adatti a colloqui confidenziali; fa rispettare gli obblighi di riservatezza comunicati a tutti i suoi impiegati e da questi sottoscritti. Per maggiori dettagli sulle informazioni personali fornite attraverso il nostro sito web, si prega di consultare l’Informativa Privacy.

Responsabilità
KCC ha nominato un funzionario per la privacy con la responsabilità di assicurare la conformità di KCC a quanto richiesto da queste norme e dalle leggi sulla privacy pertinenti. In caso di domande sulla presente Informativa o sulla conformità di KCC a queste norme e alle relative leggi sulla privacy, è possibile presentarle per iscritto al responsabile privacy di KCC all’indirizzo 70 University Avenue, Suite 200, Mailbox 9, Toronto, ON, M5J 2M4, o via email a KCCPrivacyOfficer@Kroll.com.

Modifiche della presente Informativa
Ci riserviamo di correggere la presente Informativa in qualsiasi momento. L’Informativa modificata sarà pubblicata sul sito web e gli utenti saranno adeguatamente informati dei cambiamenti.
Verranno richiesti i necessari nulla osta previsti dalle leggi sulla privacy nel caso si intenda raccogliere, usare o divulgare le informazioni personali per scopi diversi da quelli per cui è stato ottenuto il consenso, a meno che non diversamente richiesto o consentito dalle legge.


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